Funciones de los Departamentos

•   Director de Fábrica:

            Se encarga de planificar, dirigir, administrar y controlar los recursos económicos, materiales y humanos de la fábrica, para lograr óptimas condiciones de producción de acuerdo a las metas y presupuestos aprobados y a las políticas y normas de la empresa.

            Así mismo, representa a la empresa frente a la comunidad, autoridades civiles, militares, gremios y proveedores, a fin de mantener las buenas relaciones y contactos necesarios para las actividades fabriles de la empresa.

            Además de ser el pilar fundamental en las decisiones de las mejoras provenientes del comité de la fábrica.

•   Administración:

Se encarga de planificar, organizar, dirigir y supervisar la realización de las actividades de implementación y ejecución de los controles administrativos de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos, destinados a asegurar que la administración, contabilidad y costos de la Fábrica sean llevados correctamente, a fin de proporcionar información contable, confiable y oportuna para la toma de decisiones, siguiendo los lineamientos de la Dirección de Fábrica y Gerencia de Budget y Control Gestión de Oficina Central.

•   Control de Leche Fresca:

            Presta asistencia a los proveedores de leche fresca en el campo y hace cumplir con lo establecido en la política lechera vigente.

•   Control de Calidad:

            Velar que los productos se fabriquen con los niveles de calidad previstos, esta sección se encarga de realizar todos los análisis correspondientes a la leche antes y después de su proceso.

• Laboratorio Especial:

            Realizan los análisis de salmonella al producto terminado de todos las fábricas del grupo y de esta manera  garantizar que  se cumplan las  normas de calidad de la fábrica.

•  Receptoría de Mene Grande:

            Recibe la leche de 30 proveedores para hacerles los análisis correspondientes y enfriarla para que sea recibida con una buena calidad, de esta forma las receptoras sirve como puente o punto estratégico entre los ganaderos y la fábrica.

•   Recursos Humanos:

            Administrar el contrato colectivo y contratación del personal, procurando el establecimiento del clima apropiado para el normal desarrollo de las relaciones obreros patronales.

•   Producción:

            Realiza la producción y envasado de los productos previstos en el programa de producción.

•   Embalaje:

            Fabrica los envases de leche en polvo y mantiene los equipos de embalaje de la fábrica en operación.

•   Servicio Técnico:

            Mantiene los equipos de fabricación en operación y toda la organización, garantizando el suministro de los servicios generales (luz, vapor, electricidad, entre otros).

FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN

Administración:

•   Asume responsabilidad en la planificación, coordinación, control, organización y operaciones.
•   Tiene la obligación de comunicar todas las novedades o cambios a su superior inmediato (Director de Fábrica).
•   Debe mantener al día los programas de trabajo de su departamento.
•   Debe supervisar el cumplimiento  de las tareas de organización, trabajo cotidiano y los sistemas de control.

Funciones De Las Áreas Del Departamento De Administración.

Compras:

•    Archiva y mantener los expedientes de compras, los cuales pueden estar conformados por:

-        Requisición

-        Formatos Solicitud de Cotización

-        Cotizaciones del Proveedor

-        Orden de Compra

-        Aviso de Recepción

-        Nota de envío o transferencia interna

•   Contemplar la elaboración, seguimiento y control de cualquier Orden de Compra o de Trabajo, desde su requerimiento hasta el pago de la misma.
•     Enviar a Oficina Central las diferentes Requisiciones o Proposiciones donde se requieran bienes y servicios, ya que la misma es  que se encarga de gestionar dichas compras.
•     Solicitar (02) Cotizaciones como mínimo para cada compra, para que Oficina Central analice cual es la que más les conviene.
•     Esperar a que Oficina Central emita la Orden de Compra al Proveedor.
•     Realizar compras internas de acuerdo al monto contemplado en el presupuesto vigente, con previa autorización del Director de Fábrica.
•     Enviar a Oficina Central factura original y la Orden de Compra, para que se le efectúe el pago en caso de ser compras a crédito.
•    Determinar las necesidades de compras internas como (materiales de limpieza, papel higiénico, toallín, servilletas, combustibles, azúcar, café.) y solicitar la autorización de su compra ante la Dirección de Administración.
•     Contactar de ser necesario los diferentes proveedores autorizados para la adquisición de productos y solicitar su despacho a la fábrica, de acuerdo con lo autorizado por Oficina Central.
•     Recibir las muestras, el certificado de análisis entregado por los proveedores y luego, enviar éstos con la solicitud de análisis a la Gerencia de Aseguramiento y Control de Calidad.
•     Envío y recepción de correos electrónicos, ya que la comunicación entre Fábricas y Oficina Central es vía telefónica o correos.
•     Hacer llegar las cotizaciones a los diferentes proveedores vía fax.

Nómina:

•     Realizar cálculos de vacaciones, primas de suplencias, prestaciones sociales (liquidaciones), e intereses sobre prestaciones sociales y servicio de ahorro.
•   Llevar el control de los préstamos solicitados por los trabajadores.
•   Revisar y/o corregir la nómina mecanizada.
•     Preparar nómina, de acuerdo a las tarjetas de presencia y hoja de novedades.
•   Llevar el control de las medicinas: revisión de facturas de farmacias.
•    Revisar listados mecanizados y enviar a Oficina Central, anexo a la nómina, para la deducción del 10%, a cada trabajador.
•     Entregar recibos de pago tanto de obreros, empleados y ejecutivos, de las fábricas El Vigía, Receptoría de Mene Grande, Villa del Rosario y Quenaca.
•     E igualmente procesar las nóminas de cada una de las fábricas y receptorías anteriormente nombradas.
•   Llevar un control mensual de horas de presencia en el área de llenaje.
•     Determinar a través de un listado que emite Oficina Central, los (05) días de antigüedad para cada trabajador.
•  Realizar ingresos de personal a la fábrica.2

•     Envío y recepción de correos electrónicos, ya que la comunicación entre Fábricas y Oficina Central es vía telefónica o correos.
•         Procesar solicitudes de pago para pensiones alimenticias, servicio funerario, entre otros.
•     Dejar respaldo de todos los movimientos realizados, y archivarlos hasta que sea necesario.        

Caja:

•           Realiza los pagos de una compra o la cancelación de algún servicio que haya solicitado la empresa.
•         La Caja Chica maneja un fondo de 2.000.000,oo de bolívares, del cual se extraen los gastos del día y de pequeña cuantía.
•           Realiza los comprobantes de ingresos por concepto de ventas de leche fresca, cremas, desperdicios e insumos para los ganaderos.
•     Registra todos los pagos menores efectuados por la Caja Chica.
•     Realiza los arqueos de Caja y Caja Chica.
•     Realizar la previsión de gastos ante la oficina central semanalmente.
•     Realizar los depósitos bancarios del dinero de las ventas.
•     Control de préstamos a ganaderos y transportistas.
•     Realiza las solicitudes de pagos por gastos menores incurridos en las diferentes dependencias de la fábrica.
•     Control de anticipos entregados a los empleados por diferentes conceptos.
•     Cancelación de los servicios que recibe la empresa para su normal funcionamiento: Electricidad, agua, Cantv, entre otros.

Seguro:

•     Solicitar Seguro de Vida para todos los trabajadores con carácter obligatorio y gratuito.
•      Proveer al personal de la fábrica de un seguro de responsabilidad patronal.
•      Servir de intermediario entre el trabajador y la compañía aseguradora para las distintas pólizas de seguro como accidentes personales y colectivos, accidentes personales con aeronaves, el seguro de hospitalización, cirugía y maternidad.

Coordinación de Computación:

•          Supervisar a los usuarios en el manejo de los terminales de acuerdo a las instrucciones del manual de procedimientos para garantizar el adecuado uso y manejo de los equipos.
•         Solicitar asesoramiento a la Gerencia Informática de la Oficina Central en los casos que el sistema presente problemas fuera de su alcance implícito.
•          Introducir los programas creados por la Gerencia de Informática y verificar el desenvolvimiento para su uso en la Fábrica.
•          Controlar el stock de artículos necesarios en el departamento (papel para impresión, diskettes, tinta) con el fin de que se cumpla el cometido del mismo sin ninguna interrupción.
•         Genera toda la información relevante requerida por los departamentos, a los fines de suministrar los listados, reportes y diskettes que respalden dicha información para la toma de decisiones y garantizar los procesos mecanizados en forma oportuna.