Se encarga de planificar, dirigir, administrar y controlar
los recursos económicos, materiales y humanos de la fábrica, para lograr
óptimas condiciones de producción de acuerdo a las metas y presupuestos
aprobados y a las políticas y normas de la empresa.
Así
mismo, representa a la empresa frente a la comunidad, autoridades civiles,
militares, gremios y proveedores, a fin de mantener las buenas relaciones y
contactos necesarios para las actividades fabriles de la empresa.
Además
de ser el pilar fundamental en las decisiones de las mejoras provenientes del
comité de la fábrica.
Se
encarga de planificar, organizar, dirigir y supervisar la realización de las
actividades de implementación y ejecución de los controles administrativos de
acuerdo a las normas y procedimientos establecidos, destinados a asegurar que
la administración, contabilidad y costos de la Fábrica sean llevados
correctamente, a fin de proporcionar información contable, confiable y oportuna
para la toma de decisiones, siguiendo los lineamientos de la Dirección de
Fábrica y Gerencia de Budget y Control Gestión de Oficina Central.
Presta
asistencia a los proveedores de leche fresca en el campo y hace cumplir con lo
establecido en la política lechera vigente.
Velar que los productos se fabriquen con los niveles de
calidad previstos, esta sección se encarga de realizar todos los análisis
correspondientes a la leche antes y después de su proceso.
Realizan los análisis de salmonella al producto terminado
de todos las fábricas del grupo y de esta manera garantizar que se cumplan las normas de calidad de la fábrica.
- Receptoría
de Mene Grande:
Recibe la leche de 30 proveedores para hacerles los
análisis correspondientes y enfriarla para que sea recibida con una buena
calidad, de esta forma las receptoras sirve como puente o punto estratégico
entre los ganaderos y la fábrica.
Administrar el contrato colectivo y contratación del
personal, procurando el establecimiento del clima apropiado para el normal
desarrollo de las relaciones obreros patronales.
Realiza la producción y envasado de los productos
previstos en el programa de producción.
Fabrica los envases de leche en polvo y mantiene los
equipos de embalaje de la fábrica en operación.
Mantiene los equipos de fabricación en operación y toda la
organización, garantizando el suministro de los servicios generales (luz,
vapor, electricidad, entre otros).
FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL DEPARTAMENTO
DE ADMINISTRACIÓN
Administración:
- Asume
responsabilidad en la planificación, coordinación, control, organización y
operaciones.
- Tiene la obligación de comunicar todas las
novedades o cambios a su superior inmediato (Director de Fábrica).
- Debe
mantener al día los programas de trabajo de su departamento.
- Debe
supervisar el cumplimiento de las tareas
de organización, trabajo cotidiano y los sistemas de control.
Funciones De Las Áreas Del Departamento
De Administración.
Compras:
- Archiva
y mantener los expedientes de compras, los cuales pueden estar conformados por:
- Requisición
- Formatos Solicitud de Cotización
- Cotizaciones del Proveedor
- Orden de Compra
- Aviso de Recepción
- Nota de envío o transferencia interna
- Contemplar
la elaboración, seguimiento y control de cualquier Orden de Compra o de
Trabajo, desde su requerimiento hasta el pago de la misma.
- Enviar
a Oficina Central las diferentes Requisiciones o Proposiciones donde se
requieran bienes y servicios, ya que la misma es que se encarga de gestionar dichas compras.
- Solicitar
(02) Cotizaciones como mínimo para cada compra, para que Oficina Central
analice cual es la que más les conviene.
- Esperar
a que Oficina Central emita la Orden de Compra al Proveedor.
- Realizar
compras internas de acuerdo al monto contemplado en el presupuesto vigente, con
previa autorización del Director de Fábrica.
- Enviar
a Oficina Central factura original y la Orden de Compra, para que se le efectúe
el pago en caso de ser compras a crédito.
- Determinar
las necesidades de compras internas como (materiales de limpieza, papel
higiénico, toallín, servilletas, combustibles, azúcar, café.) y solicitar
la autorización de su compra ante la Dirección de Administración.
- Contactar
de ser necesario los diferentes proveedores autorizados para la adquisición de
productos y solicitar su despacho a la fábrica, de acuerdo con lo autorizado
por Oficina Central.
- Recibir
las muestras, el certificado de análisis entregado por los proveedores y luego,
enviar éstos con la solicitud de análisis a la Gerencia de Aseguramiento y
Control de Calidad.
- Envío
y recepción de correos electrónicos, ya que la comunicación entre Fábricas y
Oficina Central es vía telefónica o correos.
- Hacer
llegar las cotizaciones a los diferentes proveedores vía fax.
Nómina:
- Realizar
cálculos de vacaciones, primas de suplencias, prestaciones sociales
(liquidaciones), e intereses sobre prestaciones sociales y servicio de ahorro.
- Llevar
el control de los préstamos solicitados por los trabajadores.
- Revisar
y/o corregir la nómina mecanizada.
- Preparar
nómina, de acuerdo a las tarjetas de presencia y hoja de novedades.
- Llevar
el control de las medicinas: revisión de facturas de farmacias.
- Revisar
listados mecanizados y enviar a Oficina Central, anexo a la nómina, para la
deducción del 10%, a cada trabajador.
- Entregar
recibos de pago tanto de obreros, empleados y ejecutivos, de las fábricas El
Vigía, Receptoría de Mene Grande, Villa del Rosario y Quenaca.
- E
igualmente procesar las nóminas de cada una de las fábricas y receptorías
anteriormente nombradas.
- Llevar
un control mensual de horas de presencia en el área de llenaje.
- Determinar
a través de un listado que emite Oficina Central, los (05) días de antigüedad
para cada trabajador.
- Realizar
ingresos de personal a la fábrica.2
- Envío
y recepción de correos electrónicos, ya que la comunicación entre Fábricas y
Oficina Central es vía telefónica o correos.
- Procesar solicitudes de pago para pensiones
alimenticias, servicio funerario, entre otros.
- Dejar
respaldo de todos los movimientos realizados, y archivarlos hasta que sea
necesario.
Caja:
- Realiza
los pagos de una compra o la cancelación de algún servicio que haya solicitado
la empresa.
- La
Caja Chica maneja un fondo de 2.000.000,oo de bolívares, del cual se extraen
los gastos del día y de pequeña cuantía.
- Realiza
los comprobantes de ingresos por concepto de ventas de leche fresca, cremas,
desperdicios e insumos para los ganaderos.
- Registra
todos los pagos menores efectuados por la Caja Chica.
- Realiza
los arqueos de Caja y Caja Chica.
- Realizar
la previsión de gastos ante la oficina central semanalmente.
- Realizar
los depósitos bancarios del dinero de las ventas.
- Control
de préstamos a ganaderos y transportistas.
- Realiza
las solicitudes de pagos por gastos menores incurridos en las diferentes
dependencias de la fábrica.
- Control
de anticipos entregados a los empleados por diferentes conceptos.
- Cancelación
de los servicios que recibe la empresa para su normal funcionamiento:
Electricidad, agua, Cantv, entre otros.
Seguro:
- Solicitar
Seguro de Vida para todos los trabajadores con carácter obligatorio y gratuito.
- Proveer al personal de la fábrica de un seguro
de responsabilidad patronal.
- Servir de intermediario entre el trabajador y
la compañía aseguradora para las distintas pólizas de seguro como accidentes
personales y colectivos, accidentes personales con aeronaves, el seguro de
hospitalización, cirugía y maternidad.
Coordinación de Computación:
- Supervisar
a los usuarios en el manejo de los terminales de acuerdo a las instrucciones
del manual de procedimientos para garantizar el adecuado uso y manejo de los
equipos.
- Solicitar asesoramiento a la Gerencia
Informática de la Oficina Central en los casos que el sistema presente
problemas fuera de su alcance implícito.
- Introducir los programas creados por la
Gerencia de Informática y verificar el desenvolvimiento para su uso en la
Fábrica.
- Controlar
el stock de artículos necesarios en el departamento (papel para impresión,
diskettes, tinta) con el fin de que se cumpla el cometido del mismo sin
ninguna interrupción.
- Genera toda la información relevante
requerida por los departamentos, a los fines de suministrar los listados,
reportes y diskettes que respalden dicha información para la toma de decisiones
y garantizar los procesos mecanizados en forma oportuna.
